Data privacy notice

INFORMATIVA PRIVACY SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER I CANDIDATI
AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
(“Informativa Privacy Candidati”)
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR 2016/679 (nel seguito, “GDPR”), la presente informativa viene fornita a coloro che intendono candidarsi per una posizione lavorativa presso Forvis Mazars o candidarsi spontaneamente.

1. TITOLARI DEL TRATTAMENTO E DPO
Il trattamento dei dati personali dei candidati è effettuato, in qualità di titolari autonomi, dalle seguenti legal entities di Forvis Mazars in Italia:
– Forvis Mazars S.p.A., con sede legale in via Ceresio 7, 20154, Milano (MI) – Italia; telefono: +39 02 32169300;
– Forvis Mazars S.r.l. STP, con sede legale in via Ceresio 7, 20154, Milano (MI) – Italia;
– Forvis Mazars Numerica Risk S.r.l. STP, con sede legale in via Ceresio 7, 20154, Milano (MI) – Italia;
– Forvis Mazars STA a r.l., con sede legale in via Ceresio 7, 20154, Milano (MI) – Italia;
tutte, nella persona del proprio legale rappresentante pro tempore (tutte e quattro le società sono, di seguito, collettivamente riferite come “Forvis Mazars” o “Titolare”).
Le società sopra elencate condividono processi e strumenti di selezione del personale e si avvalgono di una funzione di recruiting centralizzata, gestita da Forvis Mazars S.p.A., che opera per conto delle stesse nel rispetto delle istruzioni ricevute.
Forvis Mazars S.p.A. e Forvis Mazars S.r.l. STP hanno nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (nel seguito, “Data Protection Officer” o “DPO”), contattabile per questioni inerenti al trattamento dei dati personali, al seguente recapito: dpo.it@forvismazars.com. L’indirizzo e-mail è stato identificato dalle società Forvis Mazars quale punto di contatto unico per i trattamenti oggetto della presente informativa.

2. INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO
Le attività operative di recruiting e selezione sono svolte dal personale della funzione recruiting di Forvis Mazars S.p.A., che agisce per conto delle società sopra indicate utilizzando la medesima piattaforma ATS e applicando criteri e procedure uniformi.

(A) Dati oggetto di trattamento
Nel contesto dei processi di recruiting e selezione, Forvis Mazars tratta le seguenti categorie di dati personali:
• dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, domicilio/residenza);
• dati professionali e di carriera (CV, esperienze lavorative, istruzione, competenze, certificazioni, profili professionali indicati dal candidato);
• dati e informazioni generate nel processo di selezione, quali esiti dei colloqui, valutazioni, note interne, stato della candidatura;
• risposte e risultati di questionari, test o assessment tecnici, attitudinali o motivazionali eventualmente somministrati nell’ambito della selezione;
• dati relativi alla partecipazione a career day o eventi di recruiting;
• log e metadati relativi all’utilizzo della piattaforma di candidatura (es. data candidatura, stato, comunicazioni inviate).
Forvis Mazars invita i candidati a non inserire nel CV o nelle comunicazioni dati non necessari (es. dati particolari relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche – di seguito “Dati Particolari”). Qualora tali Dati Particolari fossero presenti e/o necessari ai fini della candidatura, tali dati saranno trattati nei limiti consentiti dalla normativa e solo se pertinenti alla selezione.
(di seguito collettivamente “Dati Personali”)

(B) Fonte dei dati e natura del conferimento
I dati possono essere raccolti presso l’interessato, nonché presso soggetti terzi (a titolo meramente esemplificativo, Internet – in particolare Social Network come LinkedIn, referral, head hunter, ecc.); normalmente, da fonti terze saranno reperiti solamente dati personali comuni (nello specifico, dati di contatto). Anche in caso di candidatura presentata tramite società di selezione del personale (head hunter) o tramite segnalazione interna (referral), i dati personali del candidato sono raccolti dal Titolare e trattati tramite il sistema di gestione delle candidature (“ATS”) utilizzato dalle società Forvis Mazars.
Il conferimento dei dati è necessario per lo svolgimento delle attività di ricerca e selezione del personale relative all’interessato, ivi comprese la programmazione dei colloqui e la possibilità di instaurare una qualunque forma di rapporto di lavoro.
La candidatura è riferita alla società per la quale è pubblicata la posizione o, in caso di candidatura spontanea, alla società Forvis Mazars che ricerca profili coerenti.

(C) Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità del trattamento:

(D) PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati dei candidati a posizioni specifiche saranno trattati per il tempo necessario alla gestione della selezione e, successivamente, una volta che i dati saranno confluiti nella banca dati dei “Candidati opzionabili”, anche a seguito di una candidatura spontanea, i Dati Personali saranno conservati fino a tre (3) anni dalla data di raccolta o dall’ultimo aggiornamento. In caso di nuova candidatura, il termine decorre nuovamente. Prima della scadenza, il candidato potrà ricevere comunicazioni di promemoria; decorso il termine, i dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti del Titolare.
I dati salvati nel contesto della opzione “RICORDAMI” saranno conservati fino alla revoca del consenso o per il periodo massimo di 12 mesi dal rilascio del consenso medesimo.
I dati utilizzati per finalità statistica e di reportistica sono conservati per il tempo necessario alla produzione dei report e successivamente aggregati o anonimizzati per analisi storiche.
Qualora fosse necessario accertare, esercitare o difendere i diritti di Forvis Mazars in sede giudiziaria, il periodo di conservazione potrebbe estendersi fino allo scadere dei termini di prescrizione.

(E) COMUNICAZIONE DEI DATI ALL’ESTERNO
I dati acquisiti di Forvis Mazars, nell’ambito delle finalità di cui sopra, potranno essere comunicati e/o diffusi all’esterno presso società incaricate da Forvis Mazars di contribuire al processo di selezione, società e operatori professionali che forniscono servizi informatici, ivi incluso il fornitore dell’ATS, studi professionali in generale (per es. avvocati, ecc.), nonché ad altri soggetti che a qualunque titolo collaborano – per il raggiungimento delle finalità di cui sopra – con Forvis Mazars.
L’elenco completo e aggiornato dei soggetti che operano in qualità di Responsabili del Trattamento e dei destinatari a qualsiasi titolo dei dati (ex art. 4, n. 9, del GDPR), è reso disponibile previa richiesta dell’interessato.

(F) TRASFERIMENTO DATI PERSONALI EXTRA-UE
Il trattamento di Dati Personali avviene nel territorio dell’Unione europea. Tuttavia, laddove si renda necessario un trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio Economico Europeo, Forvis Mazars assicura l’adozione di adeguate misure a salvaguardia dei dati personali in conformità alle normative applicabili in materia di protezione di dati personali (compresa la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea). In ogni caso, l’interessato potrà sempre richiedere maggiori informazioni in merito al trasferimento dei propri dati personali, scrivendo ai dati di contatto riportati nella presente Informativa Privacy.

(G) MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
I Dati Personali verranno trattati principalmente in forma informatizzata e telematica (e solo, in via residuale, in formato cartaceo) e saranno inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, dipendenti e collaboratori di Forvis Mazars appositamente incaricati. Tali soggetti potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione, anche automatizzata, nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

3. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha la facoltà di esercitare, in ogni momento e in base a quanto stabilito dal GDPR e applicabile al contesto dei trattamenti oggetto della presente Informativa Privacy, i diritti di seguito riportati: (i) diritto di accesso dell’interessato (art. 15 GDPR) per ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei propri dati personali e ottenere l’accesso a tali dati, ivi compresa la possibilità di chiedere una copia in forma intellegibile; (ii) diritto di rettifica (art. 16 GDPR) dei dati personali inesatti, nonché ad integrare i dati personali incompleti; (iii) diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio” – art. 17 GDPR); (iv) diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR) del trattamento; (v) diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR) per ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti a Forvis Mazars e diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento; (vi) diritto di non essere sottoposti a processi decisionali automatizzati (art. 22 GDPR), a determinate condizioni.
I suddetti diritti possono essere esercitati in forma scritta, nei confronti di ciascun Titolare, scrivendo a dpo.it@forvismazars.com.
In aggiunta, i soggetti interessati hanno la facoltà di esercitare i seguenti ulteriori diritti:
– diritto di opposizione (art. 21 del GDPR), per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato in caso di trattamento basato sul legittimo interesse;
– diritto di proporre reclamo (art. 77 del GDPR) all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità indicate al seguente link, ogniqualvolta l’interessato ritenga che i propri diritti siano stati compromessi o lesi, o che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore.

4. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI
Forvis Mazars potrà apportare modifiche e/o integrazioni alla presente informativa anche quale conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative. In tali casi, la nuova versione della presente informativa sarà comunicata quanto prima con una modalità tale da raggiungere il più velocemente possibile gli interessati.

Data ultimo aggiornamento: gennaio 2026